Leggi, decidi e archivia: gestire bene la posta in arrivo

Qualche settimana fa ho scritto una mail ad un cliente e ho atteso per qualche giorno una sua risposta. La risposta non è arrivata nonostante il messaggio fosse fondamentalmente di suo interesse: gli ho quindi telefonato, gli ho chiesto se l’avesse ricevuta, gli ho chiesto di verificare se era nello SPAM et voilà, eccola lì, era nella posta in entrata ma gli era sfuggita. Gli era sfuggita. Nel 2017.

Una porzione importante del mio lavoro è costituito nel progettare applicativi che aiutano a migliorare i flussi di lavoro aziendali dei nostri clienti, generalmente aziende medie del panorama B2B italiano. In quest’ottica abbiamo realizzato, tra gli altri, software per gestire impianti, personale, documenti, contabilità e attività giornaliere. Ma le email no, quelle no: generalmente i nostri clienti se le gestiscono da soli.

Non parlo della gestione tecnica (server mail, hosting, eccetera), ma dell’amministrazione della propria casella e-mail, della distribuzione del carico di lavoro e della priorità da dare alle comunicazioni: sono cose che i nostri clienti si gestiscono in autonomia, molto spesso male. Il caso comune è: una versione arcaica di Outlook, diversi account e-mail configurati in POP3, una posta in arrivo unica in cui annegare tra migliaia di messaggi già letti. È angosciante.

A volte ho dispensato di persona piccoli consigli per migliorare la corrispondenza, ma non ho mai classificato per rilevanza le operazioni che eseguo personalmente sulla mia inbox per tenerla pulita, organizzata e coerente con le azioni intraprese sui singoli messaggi. Non l’ho mai fatto perché non sono abituato a scrivere prescrizioni: le mie sono consuetudini che, partendo dalle regole base della tecnica Inbox Zero, ho personalizzato con gli anni. Sono abitudini, tra l’altro, che col tempo ho cambiato, migliorato e stravolto, e potrebbe succedere ancora.

Ricevo qualche decina di messaggi al giorno. Raramente supero le centinaia. Inoltre lavoro con Workspace di Google, e di conseguenza tutte le beghe sullo SPAM le scanso in partenza, che Gmail ha un ottimo filtro. Le mie abitudini potrebbero valere comunque per tutti, per qualsiasi provider e con qualsiasi client: sono il mio modo di applicare il buon senso alla gestione della posta elettronica.

Ecco le mie regole:

1. archivio le e-mail subito, senza parcheggiarle nella posta in entrata.

Basta, è sufficiente questa, non esistono decaloghi.

Attenzione, “gestire” è differente da “rispondere”:

• se è una mail inutile, la cancello;
• se è una mail che non necessita di una risposta, la archivio;
• se necessita di una risposta breve, invece, rispondo subito e l’archivio;
• se so che la risposta arriverà da un collaboratore, la etichetto come “Follow-Up”, per non perderla di vista, e l’archivio;
• se devo rispondere entro breve ma con più calma, la etichetto come “To-Do” e l’archivio, ci lavorerò subito dopo;
• se ho bisogno di tempo per rispondere posticipo il messaggio a momenti migliori (snooze, presente su molti client; io uso Boomerang for Gmail¹) o annotandolo sulla mia to-do list: in entrambi i casi, l’archivio.

In sintesi: mantengo la posta in entrata sempre vuota, evito l’accumulo di messaggi e cerco di assegnare la giusta importanza a tutta la mia corrispondenza. Torno successivamente sulla posta che merita attenzione (in “To-Do”) e tengo traccia di quel che merita risposte non mie (in “Follow-Up”). Per il resto, archivio.

Non esistono regole complesse, tutto quello che si legge in giro sono drammatizzazioni: è sufficiente prestare un po’ di attenzione alla ricezione dei messaggi e alleggerire la inbox: così non sfuggirà più niente.