Questa riunione

Quando il signor Jobs tornò nel 1997, in uno dei primi incontri qualcuno stava prendendo appunti, annotando ciò che il signor Jobs diceva riguardo a ciò che stavamo facendo. Si fermò e disse: “Perché lo stai scrivendo? Dovresti essere abbastanza intelligente da ricordartelo. Se non sei abbastanza intelligente da ricordartelo non dovresti partecipare a questa riunione.” Abbiamo tutti smesso di prendere appunti e abbiamo imparato semplicemente ad ascoltare, a prendere parte alla conversazione e a ricordare cosa dovevamo fare. E questo è diventato il modo in cui lavoravamo.

Phil Schiller, dirigente Apple, ha raccontato l’aneddoto durante una testimonianza in Australia dove l’azienda sta affrontando un ennesimo processo contro Epic Games.

Non sono così duro come lo era Jobs. Credo che in pochi, tra i manager che ho conosciuto durante la mia esperienza lavorativa, siano così duri come è sembrato essere Jobs. Ma una cosa che mi innervosisce e che mi porta ad avere reazioni simili è proprio legata alle distrazioni che si hanno durante le riunioni.

Non sono il primo e non sarò l’ultimo a lamentarmi delle difficoltà che ho letto in colleghi, clienti e partner nel tenersi concentrati durante una breve riunione senza guardare il portatile, il telefono o prendere – inutilmente, a volte – appunti su quanto ci stavamo dicendo.

La cosa che mi disturba maggiormente è chi, durante i meeting, lavora. Quelli, cioè, che partecipano lavorando col portatile, rispondendo alle email mentre gli altri stanno parlando, rispettando ancor meno i partecipanti. Ma questo è un altro discorso.

Non sono così duro, dicevo, e certamente il concetto di Jobs tenderei ad ammorbidirlo, ma mi rendo pure conto che molto spesso si partecipa a riunioni per le quali la propria presenza non è per niente indispensabile, come fossimo in copia carbone in una email.

Provo quindi a definire delle regole, un breve algoritmo che vale per me e varrà per i miei colleghi.

Tralascio quelle logiche e logistiche (una riunione va pianificata; si arriva in orario; deve essere breve e utile; deve favorire un risultato; deve permettere di suggerire un passaggio successivo; eccetera), mi concentro su quelle personali e comportamentali.

Quattro brevi punti:

1. se non sai perché ti hanno incluso in questa riunione, informati;
2. se sai di non essere necessario in questa riunione, rifiuta;
3. se sai di essere necessario ma non sei preparato per questa riunione¹, studia;
4. se sai che sei indispensabile in questa riunione non portare con te il PC, concentrati, partecipa e ricorda, poi, cosa devi fare.

Però facciamo presto, che ho da fare.